Новият Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (т.нар. Whistleblowers Protection Act) влиза в сила на 04.05.2023 година. Съгласно изискванията залегнали в закона, задължените лица следва да изградят вътрешни канали за подаване на сигнали, както и да създадат процедури за разглеждане на сигнали за нарушения и да осигурят защита на засегнатите лица и на лицата подаващи сигнали. При констатиране на нарушения, свързани с неизпълнение на задължение за създаване на канал за вътрешно подаване на сигнал за нарушения и за периодичен преглед и актуализация (при необходимост) на правилата за вътрешно подаване на сигнали и за последващи действия по тях, извършени от едноличен търговец или юридическо лице, се налага имуществена санкция в размер от 5000 до 20 000 лева. За повторно нарушение, наказанието е имуществена санкция в размер от 10 000 до 30 000 лева.
Настоящата статия ще разгледа реда за подаване и разглеждане на сигнали по вътрешни канали.
1. Кои лица трябва да създадат вътрешни канали за разглеждане на сигнали?
Терминът, с който в Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН) са назовани лицата, които имат задължение да създадат вътрешни канали за разглеждане на сигнали е „задължени субекти“. В чл.12 са посочени кои са задължените субекти и това са:
- работодателите в публичния сектор с изключение на общините с население под 10 000 души или по-малко от 50 работници или служители;
- работодателите в частния сектор с 50 и повече работници или служители;
- работодателите в частния сектор независимо от броя на работниците или служителите, ако осъществяваната от тях дейност попада в приложното поле на актовете на Европейския съюз, посочени в част I, буква „Б“ и част II от приложението към чл. 3, ал. 1 и 3 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН).
„Работодател“ е всяко физическо лице, юридическо лице или негово поделение, както и всяко друго организационно и икономически обособено образувание (предприятие, учреждение, организация, кооперация, стопанство, заведение, домакинство, дружество и други подобни), което самостоятелно наема работници или служители по трудово и служебно правоотношение, включително за извършване на надомна работа и работа от разстояние и за изпращане за изпълнение на работа в предприятие – ползвател.
2. На какви изисквания следва да отговаря каналът за вътрешно подаване на сигнал за нарушения?
На първо място, каналът за вътрешно подаване на сигнал за нарушения трябва да се управлява по начин, който гарантира пълнотата, целостта и поверителността на информацията и възпрепятства достъпа на неоправомощени лица до тази информация. Освен това каналът следва да предоставя възможност за съхранение на записана на траен носител информация за нуждите на проверката по сигнала и за по-нататъшни разследвания.
В изпълнение на тези задължения, задължените субекти следва да предоставят ясна и лесно достъпна информация относно условията и реда за подаване на сигнали. Информацията се предоставя на интернет страниците на задължените субекти, както и на видно място в офисите и работните помещения. Поради това, следва да бъдат изготвени правила за условия и ред за вътрешно подаване на сигнали и последващи действия по тях, както и всички останали документи за изпълнение на изискванията и привеждане на дейността в съответствие с изискванията залегнали в новия Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения, включващи различни видове съобщения, уведомления, правила, процедури, формуляри, политики, потвърждения, съгласия, регистри, инструкции и други. След като бъдат изготвени документите, които ще се използват при подаването на сигналите и последващите действия по тях, задължените субекти трябва да извършват най-малко веднъж на три години преглед на своите правила за вътрешно подаване на сигнали и за последващи действия по тях, извършват анализ на практиката по прилагането на закона и при необходимост да актуализират правилата.
3. Кой ще отговаря за разглеждането на подадените сигнали?
Законът за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (ЗЗЛПСПОИН) задължава задължените субекти да определят един или повече служители, които отговарят за разглеждането на сигнали. Такива служители могат да бъдат длъжностните лица по защита на лични данни. Задължените субекти, които нямат задължение за определяне на лице, натоварено с обработването и защитата на лични данни, определят друг служител, отговарящ за разглеждането на сигнали. Служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали, могат да изпълняват и други дейности, възложени от работодателя, в случай че съвместяването им не води до конфликт на интереси. Тези служители не трябва да са в конфликт на интереси за всеки разгледан случай. Законът предоставя възможност на задължените субекти, които са работодатели в частния сектор, да възложат функциите по приемане и регистриране на сигнали за нарушения и на друго физическо или юридическо лице извън своята структура, както и могат да използват канал за вътрешно подаване на сигнали, създаден от икономическата група, към която принадлежат, ако каналът отговаря на изискванията на новия закон, които изисквания бяха подробно описани в предходния раздел на статията.
4. Ред за подаване на сигнали и процедура по разглеждане на сигналите
Предоставяне на ясна и лесно достъпна информация за процедурите за външно подаване на сигнали към компетентния национален орган, а когато е уместно – към институциите, органите, службите и агенциите на Европейския съюз
Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали, е длъжен да предостави на лицата, желаещи да подадат сигнал, ясна и лесно достъпна информация за процедурите за външно подаване на сигнали към компетентния национален орган, а когато е уместно – към институциите, органите, службите и агенциите на Европейския съюз.
Подаване на сигнал за нарушение
Сигналът се подава до служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали, писмено (например по пощата, лично подаване на място, онлайн система), включително чрез електронна поща, или устно. Устното подаване на сигнал може да се осъществи по телефона, по други системи за гласови съобщения, а по искане на сигнализиращото лице – чрез лична среща в уговорен между страните подходящ срок.
Задължените субекти е необходимо да използват формуляри за регистрирането на подадените сигнали за нарушения. Тези формуляри трябва да бъдат предоставени на сигнализиращите лица.
Подаване на писмен сигнал: Сигнализиращото лице може да подаде писмен сигнал онлайн, по мейл, на място, чрез изпращане на писмения сигнал по поща или куриер. При подаването на писмен сигнал сигнализиращото лице следва да попълни предоставения от задължения субект формуляр, който формуляр съдържа трите имена, адрес и телефон на подателя, както и електронен адрес, ако има такъв; имената на лицето, срещу което се подава сигналът, и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни; конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено, място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено, описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице; дата на подаване на сигнала; подпис, електронен подпис или друга идентификация на подателя.
Подаване на устен сигнал: Устното подаване на сигнал може да се осъществи по телефона, по други системи за гласови съобщения, а също така и чрез лична среща в предварително уговорен ден и час. Не се допуска подаване на сигнал по мобилни приложения за чат и платформи за конферетни разговори. Устният сигнал се документира чрез попълване на формуляр от служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали, който предлага на подаващия сигнала да го подпише при желание от негова страна.
Към сигнала могат да се приложат всякакъв вид източници на информация, подкрепящи изложените в него твърдения, и/или позоваване на документи, в т. ч. посочване на данни за лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни или да предоставят допълнителна информация.
В случай на нарушение, което не е в компетентността на служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали, последният се задължава да изпрати подадения сигнал до компетентния отдел, който се занимава със съответните въпроси и незабавно следва да информира за това сигнализиращото лице. След препращането на сигнала, компетентният отдел предприема по-нататъшни действия. Също така, ако сигналът за нарушение се получи от служители, които са различни от служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали или по канали, които са различни от канала за вътрешно подаване на сигнали, то служителите, които са получили сигнала се задължават веднага да го изпратят на служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали и да не разкриват каквато и да е информация във връзка с получения сигнал.
Регистриране на подадения сигнал за нарушение
След като е подаден сигналът за нарушение по един от начините посочени по-горе, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали ще регистрира подадения сигнал като въведе информацията за сигнала в Регистър на подадените сигнали и посочи входящ номер на сигнала. Регистърът на подадените сигнали съдържа информация за:
1. лицето, което е приело сигнала;
2. датата на подаване на сигнала;
3. засегнатото лице, ако такава информация се съдържа в сигнала;
4. обобщени данни за твърдяното нарушение, като място и период на извършване на нарушението, описание на деянието и други обстоятелства, при които е било извършено;
5. връзката на подадения сигнал с други сигнали след установяването и в процеса на обработване на сигнала;
6. информация, която е предоставена като обратна връзка на лицето, подало сигнала, и датата на предоставянето и;
7. предприетите последващи действия;
8. резултатите от проверката по сигнала;
9. периода на съхраняване на сигнала.
Проверка дали служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали е в конфликт на интереси или не
Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали следва да декларира дали е в конфликт на интереси или не е.
Потвърждаване получаването на сигнала в срок от 7 дни след получаването му
В случай че се окаже, че служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали не е в конфликт на интереси, последният ще изпрати на сигнализиращото лице уведомление за потвърждаване на получения сигнал, заедно с документ указващ какви са правата на защита. Уведомление за потвърждаване на получения сигнал ще бъде изпратено и на засегнатото лице, заедно с документ указващ какви са правата му на защита.
Изпращане на съобщение за отстраняване на нередовности
В случай че сигналът не е подаден до служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали и/или не е подаден писмено или устно по реда посочен по-горе, на сигнализиращото лице ще бъде изпратено съобщение за отстраняване на допуснати нередовности в 7-дневен срок от получаване на сигнала. Ако нередовностите не бъдат отстранени в този срок, сигналът заедно с приложенията към него ще му бъдат върнати.
Проверка на достоверността на сигнала
Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали ще провери сигнала по отношение на неговата достоверност. В слчуай че по време на извършената проверка бъде установено, че подаденият от сигнал съдържа очевидо неверни твърдения за факти или очевидно забклуждаващи твърдения за факти, на сигнализиращото лице ще бъде предоставен срок за поправка на твърдението. Ако твърдението не бъде поправено в предоставения срок, сигналът няма да бъде разгледан и ще бъде отказано образуването на производство.
В слчуай че по време на извършената проверка бъде установено, че сигналът не е допустим, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали ще откаже да образува производство по разглеждане на сигнала, за което ще уведоми сигнализиращото лице. Уведомление за отказ за образуване на производство ще бъде изпратено и на засегнатото лице.
В слчуай че по време на извършената проверка бъде установено, че сигналът е допустим и достоверен, се образува производство, за което сигнализиращото лице ще бъде уведомено. Освен това, копие от подадения сигнал, заедно с приложените към него доказателства, се изпраща на засегнатото лице. За избягване на всякакво съмнение, данните на сигнализиращото лице ще бъдат заличени и засегнатото лице няма да знае кой е подателят на сигнала. На засегнатото лице ще бъде предоставена възможност да избере дали да бъде изслушано или да предостави писмени обяснения.
Комуникация със сигнализиращото лице и изискване на допълнителни сведения
Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали ще поддържа връзка със сигнализиращото лице по отношение на производството по подадения сигнал и ако е необходимо, ще изисква допълнителни сведения от него и от трети лица. Въз основа на предоставените допълнителни сведения ще продължи разглеждането на сигнала.
Изслушване на засегнатото лице или приемане на писмените му обяснения
Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали трябва да изслуша лицето, срещу което е подаден сигналът, или да приеме писмените му обяснения и да събере и оцени посочените от него доказателства.
Също така е необходимо да бъдат предоставени на засегнатото лице всички събрани доказателства и да му се предостави възможност да направи възражение по тях в 7-дневен срок, при спазване на защитата на сигнализиращото лице. Освен това, на засегнатото лице следва да бъде предоставена възможност да представи и посочи нови доказателства, които да бъдат събрани в хода на проверката.
Действия при потвърждаване на изнесените в сигнала факти
В случай че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали:
– организира предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за целта може да изисква съдействието на други лица или звена в структурата на Задължения субект. В тези случаи тези други лица задължително подписват декларация за конфиденциалност.
– ще предложи на Задължения субект предприемане на конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението в случаите, когато такова е констатирано или има реална опасност за предстоящото му извършване.
– ще насочи сигнализиращото лице към компетентните органи, когато се засягат неговите права.
– препраща сигнала на органа за външно подаване на сигнали (Комисията за защита на личните данни) при необходимост от предприемане на действия от негова страна, като за препращането сигнализиращото лице ще бъде уведомено предварително. В случай че сигналът е подаден срещу работодателя на сигнализиращото лице, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнала, ще насочи сигнализиращото лице към едновременно сигнализиране на органа за външно подаване на сигнали.
Предоставяне на обратна информация
Служителят, отговарящ за разглеждането на сигнали ще предостави обратна информация на сигналзиращото лице за предприетите действия в срок не по-дълъг от три месеца след потвърждаването на получаването на сигнала. Такава информация съдържа информация отосно действието, което е предвидено или е вече предприето като последващо действие, както и за основанията за въпросното последващо действие.
Предприемане на действия за преустановяване на нарушението или за предотвратяването му, в случай че не е започнало
Въз основа на постъпилия сигнал и на предложенията на служителя, отговарящ за разглеждането на сигнала Задълженият субект следва да предприеме конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението в случаите, когато такова е констатирано или има реална опасност за предстоящото му извършване. В тези случаи Задълженият субект предприема действия в рамките на своята компетентност за преустановяване на нарушението или за предотвратяването му, ако то не е започнало.
Прекратяване на проверката
Проверката по сигнала ще бъде прекратена в следните случаи:
– когато нарушението, за което е подаден сигналът, е маловажен случай и не налага предприемането на допълнителни последващи действия; приключването не засяга други задължения или приложими процедури във връзка с нарушението, за което е подаден сигнал, нито защитата по Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения по отношение на вътрешното или външното подаване на сигнали;
– по повтарящ се сигнал, който не съдържа нова информация от съществено значение за нарушение, по отношение на което вече има приключила проверка, освен ако нови правни или фактически обстоятелства не дават основание за предприемането на последващи действия;
– когато се установят данни за извършено престъпление. В този случай Задълженият субект незабавно ще изпрати на прокуратурата сигнала и материалите към него.
Изготвяне на индивидуален доклад
Задълженият субект следва да изготви индивидуален доклад, в който ще бъде описана накратко информацията от сигнала, предприетите действия, окончателните резултати от проверката по сигнала. Този индивидуален доклад ще бъде изпратен на сигналзиращото лице. Индивидуалният доклад ще бъде съобщен и на засегнатото лице.
Тъй като Законът за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (Whistleblowers Protection Act) въвежда редица изисквания, които касаят предприятия с персонал над 50 работници или служители, за да бъдат спазени изискванията залегнали в закона, задължените субекти се задължават да приведат дейността си посредством изграждане на вътрешни канали за подаване на сигнали, създаване на процедури за разглеждане на сигнали, както и да осигурят защита на засегнатите лица и на лицата подаващи сигнали. Във връзка с приемането на новия закон имаме готовност да ви помогнем да приведете дейността си в съответствие с изискванията чрез предоставяне на професионални консултации и изготвяне на пълния набор от документи, които са необходими за изпълнение на задълженията за изграждане на вътрешни канали за подаване на сигнали, създаване на процедури за разглеждане на сигнали, както и осигуряване на защита на засегнатите лица и на лицата подаващи сигнали. За тази цел екипът на кантората ни разработи услугата „Консултиране и внедряване на Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (Whistleblowers Protection Act) от правна страна посредством създаване на процедури за разглеждане на сигнали за нарушения“.
В случай, че желаете да получите повече информация за услугата „Консултиране и внедряване на Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (Whistleblowers Protection Act) от правна страна посредством създаване на процедури за разглеждане на сигнали за нарушения“, можете да се свържете с нас на 00359 882 308 670 или като използвате формата за контакт на този уеб сайт.
ВСЕКИ КЛИЕНТ ЩЕ ПОЛУЧИ КАТО ПОДАРЪК ЕЛЕКТРОННА КНИГА СЪДЪРЖАЩА СТАТИИ С ПОЛЕЗНА ИНФОРМАЦИЯ ОТНОСНО ТЪРГОВСКИТЕ МАРКИ И ЕЛЕКТРОННАТА ТЪРОВИЯ.
ПРИ ЗАЯВЯВАНЕ НА НЯКОЯ ОТ УСЛУГИТЕ НИ ПОВТОРНО, ПОЛУЧАВАТЕ ДО 15 % ОТСТЪПКА.
Този материал, изготвен от Красимира Кадиева, има за цел да предостави информация относно процедурата по подаване и разглеждане на сигнали за нарушения по вътрешни канали съгласно Закона за защита на лицата, подаващи сигнали и публично оповестяващи информация за нарушения. Материалът не представлява правно становище и не може да бъде разглеждан като индивидуална консултация, отчитаща спецификите на конкретни факти и обстоятелства. За всеки конкретен случай, следва да се потърси професионален съвет от специалист с опит в тази материя. За допълнителна информация по засегнатите по-горе въпроси, както и за индивидуална консултация, можете да се свържете с екипа на кантората на 00359 882 308 670 или да направите запитване чрез формата за контакт на този уеб сайт. Екипът на кантората предоставя правни услуги за привеждане на бизнеса на клиентите си по прилагането и съответствието съсЗакона за защита на лицата, подаващи сигнали и публично оповестяващи информация за нарушения от правна страна.