Новият Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (т.нар. Whistleblowers Protection Act) влиза в сила на 04.05.2023 година. Съгласно изискванията залегнали в закона, задължените лица следва да изградят вътрешни канали за подаване на сигнали, както и да създадат процедури за разглеждане на сигнали за нарушения и да осигурят защита на засегнатите лица и на лицата подаващи сигнали. При констатиране на нарушения, свързани с неизпълнение на задължение за създаване на канал за вътрешно подаване на сигнал за нарушения и за периодичен преглед и актуализация (при необходимост) на правилата за вътрешно подаване на сигнали и за последващи действия по тях, извършени от едноличен търговец или юридическо лице, се налага имуществена санкция в размер от 5000 до 20 000 лева. За повторно нарушение, наказанието е имуществена санкция в размер от 10 000 до 30 000 лева.
Настоящата статия ще разгледа реда за подаване и разглеждане на сигнали по вътрешни канали.
1. Кои лица трябва да създадат вътрешни канали за разглеждане на сигнали?
Терминът, с който в Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения са назовани лицата, които имат задължение да създадат вътрешни канали за разглеждане на сигнали е „задължени субекти“. В чл.12 са посочени кои са задължените субекти и това са:
- работодателите в публичния сектор с изключение на общините с население под 10 000 души или по-малко от 50 работници или служители;
- работодателите в частния сектор с 50 и повече работници или служители;
- работодателите в частния сектор независимо от броя на работниците или служителите, ако осъществяваната от тях дейност попада в приложното поле на актовете на Европейския съюз, посочени в част I, буква „Б“ и част II от приложението към чл. 3, ал. 1 и 3 от Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения.
„Работодател“ е всяко физическо лице, юридическо лице или негово поделение, както и всяко друго организационно и икономически обособено образувание (предприятие, учреждение, организация, кооперация, стопанство, заведение, домакинство, дружество и други подобни), което самостоятелно наема работници или служители по трудово и служебно правоотношение, включително за извършване на надомна работа и работа от разстояние и за изпращане за изпълнение на работа в предприятие – ползвател.
2. На какви изисквания следва да отговаря каналът за вътрешно подаване на сигнал за нарушения?
На първо място, каналът за вътрешно подаване на сигнал за нарушения трябва да се управлява по начин, който гарантира пълнотата, целостта и поверителността на информацията и възпрепятства достъпа на неоправомощени лица до тази информация. Освен това каналът следва да предоставя възможност за съхранение на записана на траен носител информация за нуждите на проверката по сигнала и за по-нататъшни разследвания.
В изпълнение на тези задължения, задължените субекти следва да предоставят ясна и лесно достъпна информация относно условията и реда за подаване на сигнали. Информацията се предоставя на интернет страниците на задължените субекти, както и на видно място в офисите и работните помещения. Поради това, следва да бъдат изготвени правила за условия и ред за вътрешно подаване на сигнали и последващи действия по тях, както и всички останали документи за изпълнение на изискванията и привеждане на дейността в съответствие с изискванията залегнали в новия Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения, включващи различни видове съобщения, уведомления, правила, процедури, формуляри, политики, потвърждения, съгласия, регистри, инструкции и други. След като бъдат изготвени документите, които ще се използват при подаването на сигналите и последващите действия по тях, задължените субекти трябва да извършват най-малко веднъж на три години преглед на своите правила за вътрешно подаване на сигнали и за последващи действия по тях, извършват анализ на практиката по прилагането на закона и при необходимост да актуализират правилата.
3. Кой ще отговаря за разглеждането на подадените сигнали?
Законът за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения задължава задължените субекти да определят един или повече служители, които отговарят за разглеждането на сигнали. Такива служители могат да бъдат длъжностните лица по защита на лични данни. Задължените субекти, които нямат задължение за определяне на лице, натоварено с обработването и защитата на лични данни, определят друг служител, отговарящ за разглеждането на сигнали. Служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали, могат да изпълняват и други дейности, възложени от работодателя, в случай че съвместяването им не води до конфликт на интереси. Тези служители не трябва да са в конфликт на интереси за всеки разгледан случай. Законът предоставя възможност на задължените субекти, които са работодатели в частния сектор, да възложат функциите по приемане и регистриране на сигнали за нарушения и на друго физическо или юридическо лице извън своята структура, както и могат да използват канал за вътрешно подаване на сигнали, създаден от икономическата група, към която принадлежат, ако каналът отговаря на изискванията на новия закон, които изисквания бяха подробно описани в предходния раздел на статията.
4. Ред за подаване на сигнали и процедура по разглеждане на сигналите
Подаване на сигнал за нарушение
Сигналът се подава до служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали, писмено (например по пощата, лично подаване на място, онлайн система), включително чрез електронна поща, или устно. Устното подаване на сигнал може да се осъществи по телефона, по други системи за гласови съобщения, а по искане на сигнализиращото лице – чрез лична среща в уговорен между страните подходящ срок.
Задължените субекти е необходимо да използват формуляри за регистрирането на подадените сигнали за нарушения. Тези формуляри трябва да бъдат предоставени на сигнализиращите лица.
Подаване на писмен сигнал: При подаването на писмен сигнал сигнализиращото лице следва да попълни предоставения от задължения субект формуляр, който формуляр съдържа трите имена, адрес и телефон на подателя, както и електронен адрес, ако има такъв; имената на лицето, срещу което се подава сигналът, и неговата месторабота, ако сигналът се подава срещу конкретни лица и те са известни; конкретни данни за нарушение или за реална опасност такова да бъде извършено, място и период на извършване на нарушението, ако такова е извършено, описание на деянието или обстановката и други обстоятелства, доколкото такива са известни на сигнализиращото лице; дата на подаване на сигнала; подпис, електронен подпис или друга идентификация на подателя.
Подаване на устен сигнал: Устният сигнал се документира чрез попълване на формуляр от служителя, отговарящ за разглеждането на сигнали, който предлага на подаващия сигнала да го подпише при желание от негова страна.
Към сигнала могат да се приложат всякакъв вид източници на информация, подкрепящи изложените в него твърдения, и/или позоваване на документи, в т. ч. посочване на данни за лица, които биха могли да потвърдят съобщените данни или да предоставят допълнителна информация.
Вписване на информацията относно сигнала в регистър на сигналите за нарушения
След като сигналът е подаден, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнала следва да входира информацията относно сигнала в регистър на сигналите за нарушения, който не е публичен. В регистъра се вписва следната информация относно сигнала, а именно:
– данни за лицето, което е приело сигнала;
– датата на подаване на сигнала;
– засегнатото лице, ако такава информация се съдържа в сигнала;
– обобщени данни за твърдяното нарушение, като място и период на извършване на нарушението, описание на деянието и други обстоятелства, при които е било извършено;
– връзката на подадения сигнал с други сигнали след установяването и в процеса на обработване на сигнала;
– информация, която е предоставена като обратна връзка на лицето, подало сигнала, и датата на предоставянето и;
– предприетите последващи действия;
– резултатите от проверката по сигнала;
– периода на съхраняване на сигнала.
Важно е да отбележа, че не цялата посочена по-горе информация е възможно да бъде вписана при входирането на информацията за сигнала в регистъра непосредствено след подаването на сигнала. Информацията относно връзката на подадения сигнал с други сигнали след установяването и в процеса на обработване на сигнала, информацията предоставена като обратна връзка на лицето подало сигнала и датата на предоставянето и, както и предприетите последващи действия и резултатите от проверката по сигнала, се вписват накрая, след приключване на проверката.
Изпращане на потвърждение за получаване на сигнала
Служителите, отговарящи за разглеждането на сигнали, са длъжни да потвърждават получаването на сигнала в срок от 7 дни след получаването посредством изпращане на съобщение на сигнализиращото лице.
Изпращане на съобщение за отстраняване на нередовности
В случай че сигналът не отговаря на изискванията посочени в чл.15, ал.1 от Закон, на сигнализиращото лице се изпраща съобщение за отстраняване на допуснати нередовности в 7-дневен срок от получаване на сигнала. Ако нередовностите не бъдат отстранени в този срок, сигналът заедно с приложенията към него се връща на сигнализиращото лице.
Проверка на достоверността на сигнала
Служителите, които отговарят за разглеждането на сигнали проверяват всеки сигнал по отношение на неговата достоверност. Не се разглеждат сигнали, които не попадат в обхвата на Закона за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения и съдържанието на които не дава основания да се приемат за правдоподобни. Сигнали, които съдържат очевидно неверни или заблуждаващи твърдения за факти, се връщат с указание към подателя за поправка на твърденията и за отговорността, която той носи за набеждаване.
Ако е необходимо служителите, които отговарят за разглеждането на сигнали изискват допълнителни сведения от сигнализиращото лице и от трети лица. Служителите, които отговарят за разглеждането на сигнали следва да изслушат лицето, срещу което е подаден сигналът, или да приемат писмените му обяснения и да съберат и оценят посочените от него доказателства. Също така, тези служители трябва да предоставят на засегнатото лице всички събрани доказателства и да му предоставят възможност да направи възражение по тях в 7-дневен срок, при спазване на защитата на сигнализиращото лице, както и да предоставят възможност на засегнатото лице да представи и посочи нови доказателства, които да бъдат събрани в хода на проверката.
Действия, в случай че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени
В случай че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени, служителите, които отговарят за разглеждането на сигнали:
– организират предприемането на последващи действия във връзка със сигнала, като за целта могат да изискват съдействието на други лица или звена в структурата на съответния задължен субект;
– предлагат на задължения субект предприемане на конкретни мерки с цел преустановяване или предотвратяване на нарушението в случаите, когато такова е констатирано или има реална опасност за предстоящото му извършване;
– насочват сигнализиращото лице към компетентните органи, когато се засягат неговите права;
– препращат сигнала на органа за външно подаване на сигнали при необходимост от предприемане на действия от негова страна, като за препращането сигнализиращото лице се уведомява предварително; в случай че сигналът е подаден срещу работодателя на сигнализиращото лице, служителят, отговарящ за разглеждането на сигнала, насочва лицето към едновременно сигнализиране на органа за външно подаване на сигнали.
Последващи действия
Задълженият субект, въз основа на постъпилия сигнал и на предложенията на служителя, отговарящ за разглеждането на сигнала посочени по-горе в „Действия, в случай че изнесените в сигнала факти бъдат потвърдени”, предприема действия в рамките на своята компетентност за преустановяване на нарушението или за предотвратяването му, ако то не е започнало. Освен това, задълженият субект може да приоритизира по предварително определени критерии и правила разглеждането на постъпилите множество сигнали за по-тежки нарушения. Проверката се прекратява в следните случаи, а именно:
– когато нарушението, за което е подаден сигналът, е маловажен случай и не налага предприемането на допълнителни последващи действия; приключването не засяга други задължения или приложими процедури във връзка с нарушението, за което е подаден сигнал, нито защитата по новия закон по отношение на вътрешното или външното подаване на сигнали;
– по повтарящ се сигнал, който не съдържа нова информация от съществено значение за нарушение, по отношение на което вече има приключила проверка, освен ако нови правни или фактически обстоятелства не дават основание за предприемането на последващи действия;
– когато се установят данни за извършено престъпление; сигналът и материалите към него се изпращат незабавно на прокуратурата.
Съобщаване на резултатите от подадения сигнал
След приключването на проверката, задълженият субект трябва да изготви индивидуален доклад, в който описва накратко информацията от сигнала, предприетите действия, окончателните резултати от проверката по сигнала, които заедно с мотивите се съобщават на подалия сигнала работник или служител и на засегнатото лице при спазване на задължението за тяхната защита.
Тъй като Законът за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (Whistleblowers Protection Act) въвежда редица изисквания, които касаят предприятия с персонал над 50 работници или служители, за да бъдат спазени изискванията залегнали в закона, задължените субекти се задължават да приведат дейността си посредством изграждане на вътрешни канали за подаване на сигнали, създаване на процедури за разглеждане на сигнали, както и да осигурят защита на засегнатите лица и на лицата подаващи сигнали. Във връзка с приемането на новия закон имаме готовност да ви помогнем да приведете дейността си в съответствие с изискванията чрез предоставяне на професионални консултации и изготвяне на пълния набор от документи, които са необходими за изпълнение на задълженията за изграждане на вътрешни канали за подаване на сигнали, създаване на процедури за разглеждане на сигнали, както и осигуряване на защита на засегнатите лица и на лицата подаващи сигнали. За тази цел екипът на кантората ни разработи услугата „Консултиране и внедряване на Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (Whistleblowers Protection Act) от правна страна посредством създаване на процедури за разглеждане на сигнали за нарушения“.
В случай, че желаете да получите повече информация за услугата „Консултиране и внедряване на Закон за защита на лицата, подаващи сигнали или публично оповестяващи информация за нарушения (Whistleblowers Protection Act) от правна страна посредством създаване на процедури за разглеждане на сигнали за нарушения“, можете да се свържете с нас на 00359 882 308 670 или като използвате формата за контакт на този уеб сайт.
ВСЕКИ КЛИЕНТ ЩЕ ПОЛУЧИ КАТО ПОДАРЪК ЕЛЕКТРОННА КНИГА СЪДЪРЖАЩА СТАТИИ С ПОЛЕЗНА ИНФОРМАЦИЯ ОТНОСНО ТЪРГОВСКИТЕ МАРКИ И ЕЛЕКТРОННАТА ТЪРОВИЯ.
ПРИ ЗАЯВЯВАНЕ НА НЯКОЯ ОТ УСЛУГИТЕ НИ ПОВТОРНО, ПОЛУЧАВАТЕ ДО 15 % ОТСТЪПКА.
Този материал, изготвен от Красимира Кадиева, има за цел да предостави информация относно процедурата по подаване и разглеждане на сигнали за нарушения по вътрешни канали съгласно Закона за защита на лицата, подаващи сигнали и публично оповестяващи информация за нарушения. Материалът не представлява правно становище и не може да бъде разглеждан като индивидуална консултация, отчитаща спецификите на конкретни факти и обстоятелства. За всеки конкретен случай, следва да се потърси професионален съвет от специалист с опит в тази материя. За допълнителна информация по засегнатите по-горе въпроси, както и за индивидуална консултация, можете да се свържете с екипа на кантората на 00359 882 308 670 или да направите запитване чрез формата за контакт на този уеб сайт. Екипът на кантората предоставя правни услуги за привеждане на бизнеса на клиентите си по прилагането и съответствието съсЗакона за защита на лицата, подаващи сигнали и публично оповестяващи информация за нарушения от правна страна.