Различните срокове за съхранение на личните данните на кандидати за работа, които следва да бъдат съобразени от работодателите

На 11 юли 2019 година, Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) излезе със становище, целящо да внесе практическа яснота по отношение на възникнало противоречие между изменения от февруари месец тази година Закон за защита на личните данни (ЗЗЛД) и Закона за защита от дискриминацията (ЗЗДискр.).

Противоречието е по отношение на законовите срокове, които следва да бъдат съобразени от работодателите, когато се касае за съхраняване на лични данни на кандидати за работа при тях.

Докато по новоизменения ЗЗЛД срокът за съхранение на личните данни на участниците в процедурите по набиране и подбор на персонал, не може да е по-дълъг от шест месеца (чл.25к, ал.1 от ЗЗЛД), то Законът за защита от дискриминацията предвижда тригодишен срок (по арг. от чл. 52 ЗЗДискр.), в който неудовлетворен кандидат за работа може да отправи претенции към работодателя, че е бил дискриминиран при извършения подбор, респективно личните данни на самия кандидат са необходими на работодателя, за да може да се защити и да обори твърденията за извършената дискриминация от негова страна.

От тук следва и логичният въпрос, а именно: за какъв срок следва даден работодател да съхранява личните данни на участниците в процедурите по набиране и подбор на персонал, спазвайки едновременно условията на чл.25к, ал.1 от ЗЗЛД и отчитайки легитимния си интерес от съхраняване на тези данни за срок от три години, с оглед защитата на правата си при евентуални производства по реда на ЗЗДискр.?

След добре аргументирано и последователно излагане на своите мотиви и тълкувания на така възникналото противоречие, позицията на КЗЛД успява да намери баланс между нормативните изисквания на двата закона, като разглежда документите, съдържащи лични данни на кандидати за работа в две групи – първични и вторични.

Първичните представляват всички поначало необходими документи за кандидатстване за определено работно място като: CV, мотивационни писма и други документи, доказващи специфичен опит (познание на език и т.н). Тези документи, съдържащи лични данни на кандидати за работа следва да се съхраняват по реда на чл. 25к, ал.1 от ЗЗЛД, тоест не по-дълго от 6 месеца от момента на окончателното приключване на процедурата по подбор на персонал, след което същите тези данни следва да бъдат изтрити или унищожени.

От друга страна, вторичните документи, съдържащи лични данни на кандидати за определено работно място, представляват всички вътрешни документи, които са свързани с провеждането на предвидени от работодателя процедури по набиране и подбор на персонал, като например: тестове, протоколи от проведени интервюта и други подобни. Тези документи следва да се съхраняват за срок от три години, което е връзка с чл. 52 от ЗЗДискр.

Така официалната позиция на КЗЛД успява едновременно да удовлетвори както правата на кандидатите за работа, по отношение на правомерното съхранение на техните лични данни, така и на работодателите, които ще имат възможност ефективно да бъдат защитени от евентуални претенции срещу тях по отношение на това, че са нарушили антидискриминационни правила.